Get The Flash!

el-Dok System to zintegrowany pakiet oprogramowania elektronicznego obiegu dokumentów do zarządzania dokumentami, korespondencją, sprawami oraz poleceniami. Przeznaczony jest dla urzędów administracji samorządowej i rządowej oraz przedsiębiorstw, realizujących dużą ilość kontaktów z otoczeniem. System, oparty o Rzeczowy Wykaz Akt (RWA) lub podobną metodę klasyfikacji, oraz instrukcję obiegu dokumentów, tworzy centralną, uporządkowaną bazę dokumentów
i informacji: pism przychodzących i wychodzących, poleceń służbowych, umów, uchwał, regulacji wewnętrznych itp.

el-Dok System umożliwia organizacji usystematyzowanie występujących w różnych formatach dokumentów, przez co dostęp do nich staje się łatwiejszy, a wykonywana praca - efektywniejsza.

Elektroniczny obieg dokumentów el-Dok System ułatwia sprawny dostęp do dokumentów i informacji,
kontroluje drogę ich obiegu oraz stan realizacji, usprawnia obsługę
klientów i obywateli. Rozwiązuje problem przepływu informacji wewnątrz
organizacji oraz pomiędzy organizacją a jej otoczeniem.
 

Charakterystyka el-Dok System:

• zgodność z obowiązującymi wymogami prawnymi
• trójwarstwowa technologia (warstwa prezentacji, aplikacji oraz danych)
• modułowa budowa systemu
• bezpieczeństwo informacji
• w pełni polskojęzyczny interfejs komunikacji z użytkownikiem
• współpraca z urządzeniami skanującymi
• współpraca z urządzeniami identyfikacji kodu kreskowego
• kontekstowa instrukcja obsługi
• współpraca z komunikatorem
• wersjonowanie dokumentów
• możliwość definiowanie aktywnych szablonów dokumentów
• jednolita baza adresowa
• raportowanie
• integracja z platformą elektronicznego urzędu
• integracja z Biuletynem Informacji Publicznej
• integracja z elektronicznym archiwum
• współpraca z podpisem elektronicznym
• obsługa rady gminy

Korzyści ze stosowania el-Dok System:

Stosowanie systemu pozwala na racjonalizację kosztów gromadzenia, przechowywania oraz udostępniania dokumentów, a także:

• redukcję kosztów administracji, drukowania i przesyłania dokumentów,
• zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnie biurową przeznaczoną do składowania dokumentów.
  Na jednym krążku CD można umieścić obrazy kilkunastu tysięcy stron dokumentów,
• łatwe zabezpieczenie informacji przed zniszczeniem, utratą lub manipulacja,
• sterowanie przepływem dokumentów zgodnie z ustaloną kolejnością,
• uzyskanie bieżącej informacji o stanie realizacji spraw i zadań oraz sygnalizowanie zagrożeń,
• automatyzację wielu powtarzalnych i żmudnych dla pracowników czynności,
• zatwierdzanie dokumentu podpisem elektronicznym w sposób równoważny formie pisemnej,
• standaryzację dokumentów wychodzących i wewnętrznych urzędu,
• integrację w zakresie przetwarzanych dokumentów z innymi systemami informatycznymi (np. nadesłane faksy mogą być automatycznie umieszczane w repozytorium),
• w jednostkach administracji system ułatwia opracowanie i aktualizację Internetowego Biuletynu Informacji Publicznej. Umożliwia eksportowanie dokumentów i danych o stanie realizacji spraw do BIP.

Zgodność z wymogami prawnymi

System uwzględnia wymagania:

• rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. nr 160, poz. 1074) z dnia 18 grudnia 1998 r. z późniejszymi zmianami,
• rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319) z dnia 22 grudnia 1999 r. z późniejszymi zmianami,
• rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. nr 160, poz. 1073) z dnia 18 grudnia 1998 r. z późniejszymi zmianami,
• ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 Poz. 883) z dnia 29 sierpnia 1997r.,
• rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (DZ. U. Nr 100 Poz. 1024),
• ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565)
  z dnia 17 lutego 2005 r.

Elektroniczny obieg dokumentów el-Dok System jest doskonałym narzędziem wspomagającym nadzorowanie dokumentacji i zapisów związanych z systemami zarządzania np: ISO 9001, ISO/IEC 27001:

• użytkownicy pracują zawsze z aktualnym i kompletnym zestawem dokumentów,
• pracownicy nie tracą czasu na wyszukiwanie informacji. Dokumenty są szybko i bezbłędnie wyszukiwane
  i udostępniane,
• kierownictwo ma zawsze pełne i aktualne informacje o stanie prowadzonych spraw, dzięki czemu podejmuje szybkie i optymalne decyzje.